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Di 19. Mai 2020

So funktioniert Onboarding in Remote Teams

Autorin: Julia Schädlich, Personalverantwortliche bei TDSoftware

Das Onboarding unterstützt neue Mitarbeiter, beim kennen lernen des neuen Unternehmens. Das neue Teammitglied wird durch den Prozess dabei unterstützt sich mit der Arbeitsweise, den im Unternehmen verwendeten Tools und den Werten und Visionen des Unternehmens vertraut zu machen. Interne Regeln und das Wissen über die wichtigsten Ansprechpartner spielen ebenfalls eine zentrale Rolle.

All das kann durch Trial-and-Error erfahren werden. Es erleichtert den Einstieg aber erheblich, wenn die Regeln und Abläufe sowie die Unternehmenskultur von Beginn an strukturiert vermittelt werden. Ein gutes Onboarding reduziert Komplexität für neue Mitarbeitende, es hilft dem Team zusammenzufinden und führt als Konsequenz daraus dazu, dass das Unternehmen im Ganzen produktiver ist.

Onboarding praktisch umgesetzt

Ein gutes Onboarding beginnt vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. Dazu gehört u.a. eine Willkommensnachricht mit allen wichtigen Informationen; Zugänge, Passwörter und die Hardware müssen bereitstehen. Unser Team beginnt mit der Planung meist direkt im Anschluss an den unterschriebenen Arbeitsvertrag. Insgesamt hat der Mentee (Mitarbeitende im Status Onboarding) zwei Tage Zeit für die Aufgaben, lernt in der Zeit unsere Vision und Werte kennen und hat die ersten Teamkontakte. Über einen strukturierten Prozess wird der Mentee durch alle Aufgaben geführt. Das Onboarding ist so aufgesetzt, dass der Mentee möglichst selbständig arbeiten kann. Der Mentor (Ein Mitarbeiter, meistens aus demselben Department), steht bei Fragen zur Seite und mindestens einmal am Tag findet ein sogenanntes Daily statt. Dies ist wichtig, damit der neue Mitarbeiter mit unserer agilen Arbeitsweise vertraut wird. Danach geht es direkt los mit den Aufgaben als volles Teammitglied.

Wie aber gestaltet sich ein Onboarding in remote?

Das remote Onboarding unterscheidet sich, da es nicht im Büro stattfindet. Simple Feststellung mit weitreichenden Konsequenzen.
Ein Problem, das sich gleich zu Beginn gezeigt hat, war, dass die Hardware nicht pünktlich beim neuen Teammitglied war. Da die Geräte bestellt und gelabelt werden müssen und dann wieder verschickt, brauchen wir etwas mehr Vorlauf als bisher. Insbesondere da aktuell die Lieferwege langsamer sind.

Ein anderes Problem ist, dass das neue Teammitglied keinen Zugriff auf interne (Kommunikations-)Tools hat. Wir nutzen zur internen Kommunikation Slack und Microsoft Teams. Damit das neue Teammitglied Zugang zu unseren Firmeninternen Tools bekommt, haben wir einen Welcome Call als ersten aktiven Schritt ins remote Onboarding eingefügt.

Über Microsoft Teams kann das neue Teammitglied, auch mit seiner privaten Emailadresse, mit uns Videotelefonieren. In dem Welcome Call wird alles eingerichtet, Passwörter übergeben und im Anschluss können Absprachen sowie das restliche Onboarding, über firmeninterne Tools, stattfinden.

Herausfordernd war auch die Aufgabe, dass neue Teammitglied gut zu integrieren. Normalerweise ergeben sich im Büroalltag eine Reihe ungeplanter Kommunikationen z.B., während man auf den Download eines Programms wartet, sich einen Kaffee holt oder mit verschiedenen Personen zu Mittag essen geht.

Auf diese Weise lernt man, wer Experte für den besten Kaffee ist oder an wen Fragen zur Angebotserstellung gerichtet werden können. In remote fehlt dieser Zugang zu den anderen Mitgliedern. Die technische Lösung ließ sich für uns vergleichsweise leicht bewältigen. Für die Prozesslösung war unser Ansatz dagegen zunächst scheinbar Paradox. Nämlich das Planen ungeplanter Kommunikation.

Wir haben Calls in das Onboarding eingebaut, die wir „TeaTime“ genannt haben. Diese dienen dem Teambuilding. Angeleitet durch den Mentor stellen sich die Teilnehmer des Calls vor und sollen etwas über sich erzählen. z.B. wurde jeder Teilnehmer gebeten etwas über seinen Schlüsselbund zu erzählen. Interessanterweise ist der Schlüsselbund ein täglich genutztes Werkzeug, das viel über uns verrät. Jeder trägt daran etwas Persönliches und kann darüber etwas erzählen. Das Ergebnis war, dass auch die alten Teammitglieder etwas Neues über die Kollegen erfahren haben und die Stimmung positiv beeinflusst wurde. Der Mentee hatte erste Anschlusspunkte für weitere Kommunikation mit den Anderen.

Ein weiterer Lösungsansatz für dieses Problem, wir haben mehrere Ansprechpartner etabliert. Der Mentoren ist und bleibt hauptverantwortlich, es gibt aber mindestens einen zweiten Ansprechpartner, um Fragen zu verteilen und die Integration des Mentee zu erhöhen.

Fazit

Das remote Onboarding hat besondere Herausforderungen.
Technisch war für uns bei TDSoftware die Umsetzung relativ einfach, da wir schon vorher remote Kommunikationstools genutzt haben. Unsere bisherigen Erfahrungen mit online Bewerbungsgesprächen und Absprachen mit internationalen Kunden halfen an dieser Stelle.

Herausfordernder war das Teambuilding. Die Tea-time hat besser funktioniert als erwartet. Es scheint ein simpler Schritt, aber sich geplant in eine nicht zielgerichtete Kommunikation zu begeben, hilft bei der Etablierung von Vertrautheits- und Zugehörigkeitsgefühlen im Team. Die Zeit wird zeigen ob die Integration, während des Onboardings, sein Ziel erreicht hat.

Was sind eure Erfahrungen mit dem Thema remote Onboarding? Hattet ihr besondere Herausforderungen oder habt ihr die Einstellung neuer Mitarbeiter erstmal verschoben? Hinterlasst gern dazu einen Kommentar.

Wer Kontakt zu Julia aufnehmen möchte oder Fragen zum Vorgehen hat, darf sich gerne mit ihr bei LinkedIn oder Xing vernetzen.

 

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